Pikavertailu: Google Apps vs. Microsoft Office 365

Näkökulmana oppilaitoskäyttö: alkuasetelma

Vertailu päivitetty 3.3.2013 vastaamaan uudistunutta Office 365 2013 -versiota.

Google Apps

Kokonaan selaimella käytettävä pilvipalvelu, jossa korostuu kuluttajalähtöinen helppokäyttöisyys ja yksinkertaisuus.

Microsoft Office 365

Tietokoneelle asennettavan Office -toimisto-ohjelmapaketin ja selainkäyttöisen verkkopalvelun yhdistelmä, joka huomioi erityisesti isojen organisaatioiden tarpeita.

Google Apps: plussat ja miinukset

1 Ilmainen oppilaitoksille: opiskelijat ja henkilökunta
2 Yksinkertainen käyttää ja ylläpitää. Toimiva keskitetty hallintapaneeli ylläpitäjille.
3 Tiukasti käyttötarkoituksen mukaan lokeroidut palvelut mahdollistavat helpon hyödyntämisen opetuskäytössä
4 Loistavat mahdollisuudet reaaliaikaiseen yhteistyöhön ja opetuskäyttöön erityisesti Google Docsin avulla.
5 Googlen palvelut monille käyttäjille tuttuja entuudestaan. Lisäksi Googlen palvelut yhdistyvät erinomaisesti moniin muihin verkon palveluihin
6 Google Sites soveltuu kelvollisesti koko oppilaitoksen julkisten kotisivujen toteuttamiseen. Lisäksi voidaan toteuttaa useita julkisia kotisivuja.
7 Google Sites soveltuu kohtullisesti oppilaitoksen intranetin sekä luokkien/ryhmien/kurssien sivujen toteuttamiseen
8 Samoilla tunnuksilla käytettävissä myös kaikki Google Apps -paketin ulkopuoliset Googlen palvelut, esim. Blogger -blogipalvelu ja YouTube -videot.
9 Omassa Google Drive -pilvitallennustilassa 30 Gt eri palvelujen kesken jaettua tilaa. Google Drive on laajasti tuettuna myös monissa muissa opetuksen verkkosovelluksissa, esim. Moodle.
10 Monipuolisella lomaketyökalulla hyvin helppo toteuttaa itse verkkolomakkeita ja tarvittaessa yhdistää lomakkeiden toiminta muihin sovelluksiin Apps Scriptin avulla

1 Google Docs -toimisto-ohjelma ei toimi hyvin yhteen Microsoft Office -tiedostojen kanssa. Tiedostot on ensin muunnettava Google Docsin ymmärtämään muotoon.
2
Ei tarjoa toimivaa ratkaisua perinteisten verkkoasemien korvaajaksi. Google Drivesta tulee nopeasti todella sekava, jos jaettuja tiedostoja on useita satoja.
3 Google Sites -palveluun ei saa ostettua lisää tallennustilaa (yhteistä tilaa 100 Gt)
4 Googlella heikko tukiorganisaatio Suomessa, ei myöskään kovin montaa Googlen palveluihin  erikoistunutta yritystä Suomessa.
5 Integrointi LDAP/AD -tunnistaumispalveluihin vaatii erillisen sovelluksen asentamisen omalle palvelimelle.
6
Ei toimivaa palvelua etäopetuksen toteuttamiseen videoyhteyden välityksellä. Muuten erinomainen Hangouts sallii vain 10 yhtäaikaista osallistujaa.
7
Työskentely ilman verkkoyhteyttä erittäin rajallista ja tällöinkin vaatii käytännössä Google Chrome -selaimen. Lisäksi tukea vähänkään vanhemmille selaimille ei ylipäätään ole.
8
Monet hyödylliset palvelut kuten Google Blogger eivät kuulu tuettuun pakettiin, joten niistä puuttuu keskitetty hallinta (ylläpitäjällä ei pääsyä blogeihin) ja käyttöehdot poikkeavat Apps -paketista.
9
Google Sites ei sisällä edistyneempiä erittäin isojen organisaatioiden mahdollisesti tarvitsemia ominaisuuksia, esim. työnkulut, monimutkaiset listaukset ja yksityiskohtaiset käyttäjätasot
 10 Hieman yllättäen palvelun käyttö ontuu pahasti Windows Phonella ja Windows 8:n kosketuskäyttöliittymässä.

Microsoft Office 365: plussat ja miinukset

1 Ilmainen oppilaitoksille: opiskelijat ja henkilökunta
2
Toimii loistavasti yhteen Office -tiedostojen kanssa, muokkaaminen onnistuu suoraan SharePointistä edellyttäen, että tietokoneelle on myös asennettu Office.
3 SharePoint yhdistyy hienosti Windowsin resurssienhallintaan ja SharePointin tiedostokirjastot korvaavat helposti perinteiset verkkoasemat. Versiosta 2013 lähtien tiedostoja voi jakaa salatulla linkillä ulkopuolisille.
4 Hyvä tuki eri päätelaitteille, mm. erilliset sovellukset keskeisiin työkaluihin Applen laitteisiin, Androideihin ja Windows-laitteisiin.
5 SharePointiin voi ostaa hyvin edullisesti lisää tallennustilaa. SharePoint on äärimmäisen monipuolinen, joustava ja hyvin monipuolisesti räätälöitävissä, joten esimerkiksi hyvinkin monimutkaiset intranetin toiminnallisuudet ovat toteutettavissa
6 Microsoftilla Suomessa hyvä tukiorganisaatio ja myös Microsoftin palveluihin erikoistuneita yrityksiä Suomessa useita
7 Sisäänrakennettu AD -käyttäjätietokantaan perustuvan kirjautumisen integrointi
8 SkyDrive Pro (entinen My Site) tarjoaa jokaiselle käyttäjälle peräti 25 Gt omaa pilvitallennustilaa ja on aikaisempaa huomattavasti pelkistetympi ja selkeämpi.
9 Outlook Web Access -sähköpostin perinteiset kansiot ja sähköpostiin yhdistetty kalenterisovellus sekä mahdollisuus Outlook -työpöytäohjelmiston tehokkaaseen käyttöön
10 Mahdollisuus monipuolisiin teknisiin integraatioihin muiden Microsoftin palveluiden kanssa, esim. paikallinen SharePoint ja Azure -ympäristön sovellukset

1 Vaatii käytännössä Microsoft Office -toimisto-ohjelmapaketin asennuksen kaikille tietokoneille palvelun tehokkaaseen hyödyntämiseen
2
Monessa kohtaa enemmänkin yrityksille suunnattu työkalu (erityisesti SharePoint) kuin opetuksessa hyödynnettävä apuväline
3 Täydellinen selaintuki vain Internet Explorerille, muilla selaimilla kaikki hyödylliset toiminnot eivät toimi. Mac- ja Linux-tuki rajallista.
4 SharePointin asetukset ja toiminnot monin paikoin vaikeaselkoisia. Käyttöönoton suunnitteluun (esim. oletustyötilat ja oikeudet) ja käyttökoulutuksiin täytyy varata reilusti aikaa.
5 Tiedostojen ja kansioiden siirtäminen SharePointissa / SkyDrive Prossa alakansiosta ylempänä olevaan kansioon ei onnistu selaimella, vaan on mahdollista ainoastaan Windowsin resurssienhallinnan kautta
6
Julkisia sivustoja voi olla vain yksi, joten ei sovi ratkaisuksi esim. luokkien/ryhmien/projektien julkiseksi kotisivuksi
7
Office Web Appsit toiminnoiltaan osin rajoittuneita, mm. yhtäaikainen muokkaus näyttää muiden tekemät muokkaukset vasta tallennuksen jälkeen ja PowerPointtien kommentointi on kehnosti toteutettu
8
Pikaviestin/videonevuotteluohjelma Lync on asennettava erikseen tietokoneelle edistyneempien ominaisuuksien hyödyntämiseksi, mm. videoneuvottelun tallennus
9
SharePointin työtilojen laajempi muokkaaminen itsenäisesti on hyvin haastavaa peruskäyttäjille
 10 Välillä ollut havaittavissa kummallista hidastelua palvelun toiminnassa, esim. käyttöliittymän panikkeita painaessa ei aina ole selvää menikö komento perille.

Kenelle sopii parhaiten Google Apps?

  • Kun vain opetuskäyttö on tärkeintä ja hallinnollista käyttöä on vain vähän tai ei lainkaan
  • Oppilaitoksille, jotka joutuvat tai haluavat hoitaa itse myös palvelun ylläpidon (pääkäyttäjät jne.)
  • Oppilaitoksille, jotka pystyvät ottamaan Google Chromen ensisijaiseksi nettiselaimeksi ja asentamaan Drive -asiakasohjelman omille tietokoneille
  • Tavoitteena on toteuttaa useita julkisia verkkosivuja palvelun avulla
  • Tavoitteena on mahdollisimman nopea ja kevyt käyttöönotto
  • Oppilaitoksille, jotka eivät välttämättä edes tarvitse LDAP/AD -tunnistautumispalveluita (esim. yksittäiset oppilaitokset)

Kenelle sopii parhaiten Microsoft Office 365?

  • Kun opetuksen lisäksi hyödyntäminen myös hallinnossa on oleellista
  • Microsoft Officeen ja muihin Microsoftin ratkaisuihin nojaaville oppilaitoksille
  • Oppilaitoksille, joilla on jo käytössä AD-tunnistautumispalvelut
  • Erityisesti SharePointin käyttöönoton suunnitteluun ollaan valmiita panostamaan
  • Oppilaitoksille, jotka saavat palvelun pääkäyttäjät esim. tietohallinnolta
  • Oppilaitoksille, joilla on on yksityiskohtaisia vaatimuksia intranetin toiminnallisuuksien suhteen ja tavoitteena integroida muita omia järjestelmiä samaan kokonaisuuteen